コードと名前がいくつもあってその都度、コード番号と名前を入力するのは、とても面倒ですね。
コードが大文字になったり、コードに対応する名前を間違ってしまったりなどなど。
このような時はエクセルの「データの入力規則」という設定をすると文字を入力することなく、ボタンをクリックするだけで、指定のリストから選択できるようになる機能があります。
下記は【ヘルパー担当表】です。
「データの入力規則」の設定方法をご紹介します。
「データの入力規則」の設定方法
➀ ボタンを付けたいセルを選択します。今回は、C3～C17を選択します。
➁ 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
すると、「データの入力規則」のダイアログボックスが表示されます。
➂ 「設定」タブをクリックします。
➃ 入力値の種類枠から「リスト」を選択します。
➄ 元の値の枠をアクティブにして、F3～F7セルをドラッグして選択します。
➅ 「OK」ボタンをクリックします。
すると、C3～C17セルに「▼」ボタンが付きました。
このボタンはF3～F7セルを参照しています。
ボタンをクリックすると、担当者リストのコード番号が出てきますので、クリックして選択するだけで、入力することができます。
次は、名前の列にもボタンが付くように設定してみましょう。
名前の列にもボタンが付くように設定する方法
➀ ボタンを付けたいセルを選択します。今回は、C3～C17を選択します。
➁ 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
すると、先ほどと同じように「データの入力規則」のダイアログボックスが表示されます。
➂ 「設定」タブをクリックします。
➃ 入力値の種類枠から「リスト」を選択します。
➄ 元の値の枠をアクティブにして、G3～G7セルをドラッグして選択します。
➅ 「OK」ボタンをクリックします。
すると、D3～D17セルに「▼」ボタンが付きました。
このボタンはG3～G7セルを参照しています。
ボタンをクリックすると、担当者リストの名前が出てきますので、クリックして選択するだけで、入力することができます。
vlookup関数でコードに対応する名前を自動表示する
コードと名前がリスト選択のままだと合致しないコードと名前を選んでしまうかもしれませんね。
そこで、コードを選んだだけで名前が表示されるようにしましょう。
「Ｄ３」のセルに =VLOOKUP(c3,$F$3:$G$7,2,FALSE) と関数を入力します。
この関数の意味は、
「Ｃ３のセルにある数字」と同じものを「Ｆ３セルからＧ７セルの範囲にある２列目」と照合して表示する
というものです。
「Ｃ３」で「１」を選択するだけで「Ｄ３」に「源 桜子」という名前が表示されればＯＫです。
同様に「Ｄ４」より下のセルにも同じ計算式を貼り付ければ完成です。
最後に「データの入力規則」の解除方法をご紹介します。
「データの入力規則」の解除方法
➀ 「データの入力規則」の設定をしたセルをすべて選択します。
➁ 「データ」タブにある「データの入力規則」をクリックします。
➂ 「現在の設定を削除し、続けますか？」というダイアログボックスが表示されますので、「OK」をクリックします。
すると、「データの入力規則」のダイアログボックスが表示されますので、そのまま「OK」をクリックします。
これで、解除が完了です。
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